Trong thời đại công nghệ 4.0 giữa vô vàn các giải pháp thì Email doanh nghiệp vẫn được tin dùng nhiều nhất để trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác. Có thể thấy, Email doanh nghiệp có vai trò quan trọng không thể thiếu với bất kỳ công ty nào.
Trước tiên hãy tìm hiểu sự khác nhau giữa email cá nhân và email doanh nghiệp nhé.
1. Email doanh nghiệp và Email cá nhân có gì khác nhau?
1.1. Email cá nhân
Email cá nhân là chỉ duy nhất một cá nhân sở hữu. Đuôi email thường chỉ là tên miền của nhà cung cấp là @gmail.com thì email tên miền lại là tài khoản thư điện tử của công ty và cung cấp cho các nhân viên của công ty sử dụng, đuôi email là tên chính của doanh nghiệp đó như hotro@tbay.vn.
Nếu doanh nghiệp cho nhân viên sử dụng Email cá nhân để làm việc, thì mọi dữ liệu, thông tin, …sẽ nằm trên mail cá nhân. Công ty sẽ không thể quản lý nó. Nếu nhân viên nghỉ việc hoặc tài khoản bị xóa thì mọi thông tin, số liệu quan trọng của công ty sẽ bị mất hết. Hơn nữa, khi dùng Email cá nhân làm việc với đối tác, khách hàng được coi là thiếu chuyên nghiệp.
1.2. Email doanh nghiệp
Đối với Email doanh nghiệp theo tên miền riêng thì mỗi nhân viên sẽ được cung cấp một địa chỉ Email riêng. Địa chỉ Email này sẽ được công ty quản lý. Công ty sẽ quản lý nội dung email, dung lượng lớn và chống spam hiệu quả.
Khi nhân viên nghỉ việc công ty có thể thu hồi mail về thu hồi luôn các dữ liệu, thông tin mà nhân viên lưu trữ trong quá trình làm việc.
Ngoài ra, email cá nhân thường chỉ có các tính năng cơ bản, hệ thống bảo mật, chống virus, spam không cao nên dễ bị xâm nhập, mất tài khoản…
2. Ưu điểm nổi bật của email doanh nghiệp
2.1. Tiết kiệm chi phí
Cho dù mất tiền nhưng nếu tính những lợi ích mà chúng đem lại cho công ty thì khoản tiền bỏ ra là quá nhỏ. Chỉ cần chi ra khoảng 5 triệu là công ty, doanh nghiệp có thể sở hữu ngay một địa chỉ email công ty riêng sử dụng cho khoảng 50 nhân viên. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp còn mở rộng các gói dịch vụ email với quy mô lớn, vừa và nhỏ khác nhau.
2.2. Độ uy tín
Để thiết lập email doanh nghiệp, công ty của bạn phải đăng ký, trả tiền và trải qua các bước xét duyệt từ Google. Điều này tạo sự an toàn và uy tín của công ty khiến cho khác hàng tin tưởng hơn khi sử dụng dịch vụ email của doanh nghiệp.
2.3. Thể hiện sự chuyên nghiệp
Khách hàng khi đọc email công ty của bạn có thể nhanh chóng xác định bạn đến từ đâu và đến với lý do gì. Điều này khiến cho sự tương tác giữa 2 bên thuận tiện và dễ dàng hơn nhiều. Ngoài ra, một bộ phận email được sử dụng cho nhân viên rõ ràng khiến cho doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
2.4. Tính cá nhân hóa
Đây là tính năng quan trọng đầu tiên của hệ thống email công ty. Dịch vụ này cho phép thay đổi tên miền thành tên công ty, doanh nghiệp của bạn. Việc sở hữu một email riêng sẽ khiến hòm thư điện tử của công ty bạn dễ nhận dạng và chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng.
2.5. Kết nối trực tuyến
Khách hàng có thể nhận, gửi thư và kết nối với mọi người bất kỳ lúc nào, bất cứ nơi đâu với email công ty từ google apps. Dịch vụ này cho phép người dùng sử dụng trên bất kỳ thiết bị điện tử nào có khả năng truy cập internet.
2.6. Đảm bảo an toàn và bảo mật
Email doanh nghiệp được google thiết kế với các kết nối được mã hóa, xác thực và lọc spam vô cùng chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Toàn bộ các hoạt động của bạn đều được đảm bảo an toàn và rõ ràng.
Bên cạnh đó, email công ty sẽ giúp cho thư của bạn đến đúng địa chỉ mà không lo rơi vào mục quảng cáo hoặc xã hội trong mail của người nhận. Trên thực tế nhiều khách hàng sử dụng email cá nhân hoặc email miễn phí trên mạng để gửi thông tin nhưng họ lại không biết vì chúng không rơi đúng địa chỉ. Đây cũng là điểm bất tiện đối với dịch vụ email miễn phí trên mạng.
3. Dịch vụ Email doanh nghiệp – lựa chọn marketing hiệu quả
- Thuận tiện và dễ dàng hơn khi sử dụng, khách hàng có thể dùng các chương trình quen thuộc như: Microsoft Outlook, Outlook Express hoặc đơn giản với 1 trình duyệt web.
- Người dùng có thể bổ sung, xóa hoặc thay đổi mật khẩu mail doanh nghiệp khi có sự thay đổi về mặt nhân sự trong công ty.
- Các tính năng hữu ích như chuyển tiếp email, chế độ tự động trả lời, chống spam và chặn địa chỉ email lạ,…. tạo cảm giác thoải mái và yên tâm nhất cho người sử dụng.
- Email công ty còn tích hợp thêm webmail giúp cho người dùng truy cập email bất cứ khi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính hoặc điện thoại di động của mình.
- Kiểm soát nội dung trong email như: gửi, nhận thư trong vòng kiểm soát của công ty. Điều này giúp bảo mật thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
- Dung lượng email lớn giúp cho việc truy cập Internet không giới hạn.
Trên đây là thông tin về ưu điểm của email doanh nghiệp đem lại cũng như việc lựa chọn email doanh nghiệp là giải pháp marketing cho công ty, tổ chức trên con đường chinh phục khách hàng. Bạn cần hỗ trợ về dịch vụ email doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 0852 080 383. Cảm ơn bạn đã theo dõi hết bài viết!
Trong thời đại công nghệ 4.0 giữa vô vàn các giải pháp thì Email doanh nghiệp vẫn được tin dùng nhiều nhất để trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác. Có thể thấy, Email doanh nghiệp có vai trò quan trọng không thể thiếu với bất kỳ công ty nào. Trước tiên hãy […]
